Gestionnaire de dossiers état civil - cimetière (CESS) h/f/x

Fonction

MISSIONS

Parmi les missions premières d’une administration communale figurent la tenue des registres de l’Etat civil, de la Population et des Etrangers. A ce titre, le département Démographie est le premier contact d’un habitant avec l’administration communale.

Le service État Civil enregistre les événements majeurs de la vie (naissances, mariages, décès). Il délivre les actes officiels et met à jour le registre de la population. Ses missions garantissent l'identité et la filiation des citoyens.

Sous l’autorité de du chef du service, le gestionnaire de dossier assure la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle du cimetière communal, en garantissant le respect de la réglementation en vigueur et un accompagnement professionnel du public dans des situations sensibles.

POSITION HIÉRARCHIQUE (voir organigramme)

TACHES

1. Gestion administrative et réglementaire

• Veiller à l’application du règlement du cimetière et au suivi des dispositions légales publiées au Moniteur belge.
• Tenir à jour les registres officiels du cimetière.
• Gérer et classer les dossiers de décès, de concessions et d’exhumations.
• Assurer l’archivage annuel des documents administratifs.
• Mettre à jour les listes et bases de données (concessions, prolongations, facturation, plaques commémoratives, badges d’accès, présences, etc.).

2. Organisation et planification des activités funéraires

• Planifier les inhumations, dépôts en columbarium, dispersions de cendres et exhumations.
• Gérer l’agenda du cimetière en coordination avec les entrepreneurs de pompes funèbres.
• Clôturer mensuellement les prestations liées aux inhumations et aux sorties de morgue et transmettre les données au service de l’état civil.
• Établir les rapports et listings mensuels et annuels à destination de l’état civil.

3. Gestion des infrastructures et du funerarium

• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux du cimetière (bureau, funerarium, sanitaires, accès).
• Vérifier la présence de nouveaux défunts au funerarium et coordonner les démarches administratives nécessaires.
• Préparer les documents relatifs aux entrées et sorties du funerarium.
• Assister le médecin lors de la vérification du décès et de la cause du décès.
• Organiser, à la demande des familles, les visites au funérarium.

4. Accueil et accompagnement du public

• Accueillir, informer et orienter le public, les familles et les professionnels du secteur funéraire.
• Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels.
• Assurer un accompagnement respectueux et empathique des familles endeuillées.

5. Gestion des concessions et services associés

• Assurer le suivi des concessions (durée, échéances, renouvellements).
• Préparer les facturations liées aux concessions, plaques commémoratives et badges d’accès.
• Superviser la gravure et la pose des plaques commémoratives.
• Gérer l’activation et le suivi des badges d’accès au cimetière.
• Informer les demandeurs, dans le cadre de demandes de renseignements, sur les modalités et l’existence des dernières volontés funéraires

6. Organisation des périodes et événements spécifiques

• Préparer et gérer la période de la Toussaint (listes des concessions arrivant à échéance, affichage réglementaire).
• Concevoir, imprimer et installer les affiches d’information destinées au public.
• Participer à l’organisation et au déroulement des cérémonies funéraires.

Profil

COMPETENCES TECHNIQUES

• CESS ou équivalent
• Rigueur administrative, sens de l’organisation et respect des délais
• Savoir gérer ses émotions et faire preuve d’empathie et de discrétion
• Bonne communication verbale et écrite tant en français qu’en néerlandais (contact avec le public et rédaction de rapports, délibérations, notes, etc.).
• Être en possession du brevet Travaillerpour.be 9§2 élémentaire pour la deuxième langue (français ou néerlandais) ou être disposé à le passer
• Utilisation courante des outils bureautique de base (Suite Office)

COMPETENCES COMPORTEMENTALES

• Agir avec intégrité et professionnalisme
• Coopérer
• Travailler orienté résultat
• Analyser
• Structurer son travail

DIVERS

• Prestations le 1^er novembre.

Offre

NOTRE OFFRE

• Contrat à durée indéterminée temps-plein (37h30 par semaine)
• Horaire flottant
• Traitement : Echelle barémique de niveau C1 de la Charte Sociale (2618,37 € brut mensuel, allocations règlementaires non-comprises, ancienneté 0)
• Possibilité de faire valoir toute l’ancienneté dans le secteur public et jusqu’à 6 ans d’expérience utile dans le secteur privé.
• Possibilité d’octroi d’une prime de bilinguisme sur présentation du certificat linguistique requis
• Intervention dans les frais de transport domicile-lieu de travail pour les transports en commun, prime vélo et prime piéton
• Abonnement STIB offert
• Tarif préférentiel pour l’assurance hospitalisation
• 2^ème pilier de pension
• Primes du Service Social Collectif et avantages et réductions via Benefits@Work
• Journées team building
• Sport au travail : dispense de service de 45 minutes maximum 2 fois par semaine sur le temps de midi pour participer à des activités sportives proposées par l'employeur
• Titre repas 6,50 € par jour (1,09 € à charge du travailleur)

COMMENT POSTULER ?

Envoyez votre candidature composée de :

• votre CV (sans photo)
• votre lettre de motivation
• une copie de votre diplôme (CESS) ou équivalent
• éventuellement, une copie de l’attestation linguistique art 9§2 élémentaire

au plus tard le 31 mars 2026.

L’administration prendra contact avec les candidats au plus tôt le 1er avril 2026 afin de programmer la suite de la procédure de sélection. Cette dernière comportera un test écrit propre à la fonction et un entretien avec un jury de sélection.

/!\ Les candidatures incomplètes ou reçues hors délais ne seront pas prises en considération pour cette sélection. /!\

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous sélectionnons les candidats en fonction de leurs qualités, quels que soient leur âge, leur genre, leur origine, leurs convictions, leur handicap, leur nationalité, etc.