Dossierbeheerder Burgerlijke Stand - Begraafplaats (HSO) m/v/x

Functie

MISSIES

Tot de kerntaken van een gemeentebestuur behoren het bijhouden van de registers van de Burgerlijke Stand, de Bevolking en de Vreemdelingen. In dat kader vormt de dienst Demografie vaak het eerste contactpunt tussen een inwoner en de gemeentelijke administratie.

De dienst Burgerlijke Stand registreert de belangrijke gebeurtenissen in het leven (geboorten, huwelijken, overlijdens). Hij levert officiële akten af en actualiseert het bevolkingsregister. Zijn opdrachten waarborgen de identiteit en de afstamming van de burgers.

Onder het gezag van het diensthoofd staat de dossierbeheerder in voor het administratief, organisatorisch en operationeel beheer van de gemeentelijke begraafplaats, met naleving van de geldende regelgeving en een professionele begeleiding van het publiek in gevoelige situaties.

HIËRARCHISCHE POSITIE (zie organigram)

TAKEN:

1. Administratief en reglementair beheer

• Toezien op de toepassing van het begraafplaatsreglement en de opvolging van de wettelijke bepalingen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
• Bijhouden en actualiseren van de officiële registers van de begraafplaats.
• Beheren en klasseren van dossiers inzake overlijdens, concessies en ontgravingen.
• Instaan voor de jaarlijkse archivering van administratieve documenten.
• Actualiseren van lijsten en databanken (concessies, verlengingen, facturatie, gedenkplaten, toegangsbadges, aanwezigheden, enz.).

2. Organisatie en planning van funerair gerelateerde activiteiten

• Plannen en coördineren van begrafenissen, bijzettingen in het columbarium, asverstrooiingen en ontgravingen.
• Beheren van de agenda van de begraafplaats in samenwerking met begrafenisondernemers.
• Maandelijks afsluiten van de prestaties met betrekking tot begrafenissen en vertrekken uit het mortuarium en deze overmaken aan de dienst Burgerlijke Stand.
• Opstellen van maandelijkse en jaarlijkse rapporten en lijsten ten behoeve van de dienst Burgerlijke Stand.

3. Beheer van infrastructuur en mortuarium

• Instaan voor de opening en sluiting van de begraafplaatsinfrastructuur (kantoor, mortuarium, sanitair, toegangen).
• Controleren van de aanwezigheid van nieuwe overledenen in het mortuarium en coördineren van de noodzakelijke administratieve stappen.
• Voorbereiden van documenten met betrekking tot in- en uitgangen van het mortuarium.
• Assisteren van de arts bij de controle van het overlijden en de doodsoorzaak.
• Organiseren van bezoeken aan het funerarium op vraag van de familie.

4. Onthaal en begeleiding van het publiek

• Onthalen, informeren en begeleiden van het publiek, nabestaanden en professionelen uit de funeraire sector.
• Beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails.
• Zorgen voor een respectvolle, empathische en discrete begeleiding van rouwende families.

5. Beheer van concessies en aanverwante diensten

• Opvolgen van concessies (looptijd, vervaldata en verlengingen).
• Voorbereiden van facturatie met betrekking tot concessies, gedenkplaten en toegangsbadges.
• Coördineren van de gravure en plaatsing van gedenkplaten.
• Beheren en activeren van toegangsbadges voor de begraafplaats.
• Het informeren van aanvragers, in het kader van informatieaanvragen, over de geregistreerde laatste wilsbeschikkingen inzake begrafenis

6. Specifieke periodes en evenementen

• Voorbereiden en beheren van de periode rond Allerheiligen (opstellen van lijsten van aflopende concessies en reglementaire affichage).
• Opmaken, afdrukken en plaatsen van informatieaffiches voor het publiek.
• Meewerken aan de organisatie en het verloop van plechtigheden en ceremonies.

Profiel

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• Diploma HSO of gelijkwaardig
• Administratieve nauwkeurigheid, zin voor organisatie en respect voor deadlines
• In staat zijn om emoties te beheersen en blijk geven van empathie en discretie
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in zowel Frans als Nederlands (contact met het publiek, opstellen van verslagen, nota’s, enz.)
• In het bezit zijn van het Werkenvoor.be-attest (ex-Selor) artikel 9§2 (voldoende kennis) voor de tweede taal (Frans of Nederlands) of bereid zijn dit te behalen
• Goede kennis van de basiskantoorsoftware (Office-paket)

GEDRAGSCOMPETENTIES

• Handelen met integriteit en professionalisme
• Samenwerken
• Resultaatgericht werken
• Analyseren
• Het werk structureren

VARIA

• Prestaties op 1 november

Aanbod

CONTRACTUELE VOORWAARDEN

• Voltijds arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (37u30 per week)
• Glijdende uurrooster
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau C1 van het Sociaal Handvest (maandelijks 2618,37 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden met de volledige anciënniteit in de openbare sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalbrevet
• Tussenkomst in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, fiets- en voetgangerspremie
• MIVB-abonnement
• Voorkeurstarief voor de hospitalisatieverzekering
• 2^de pensioenpijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met Benefits@work
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 2 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten georganiseerd door de gemeente
• Maaltijdcheque van 6,50 € per dag (1,09 € ten laste van de werknemer)

WENST U TE SOLLICITEREN?

Stuur uw kandidatuur bestaande uit:

• CV (zonder foto)
• Motivatiebrief
• Kopij van uw diploma (HSO) of vergelijkbaar
• Indien van toepassing, een kopie van het taalattest art 9§2

uiterlijk tegen 31 maart 2026.

De administratie zal ten vroegste op 1 april 2026 contact opnemen met de geselecteerde kandidaten teneinde de verdere selectieprocedure te plannen. Deze omvat een specifieke schriftelijke test voor de functie en een gesprek met een selectiepanel.

/!\ Kandidaturen die na de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn, zullen niet in aanmerking komen voor deze selectie /!\

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.